La digitalización de procesos en la administración de comunidades de propietarios ya es un hecho real que se ha llevado a cabo progresivamente en los últimos años. Desde el inicio de la pandemia, todos los sectores se vieron con la necesidad de tener que digitalizar sus actividades cotidianas para poder continuar desarrollando su actividad y no quedarse obsoletos.
En el caso de la administración de fincas, este proceso ya había empezado años atrás con la digitalización de la documentación. Mucha parte de esta información que va aumentando con el paso del tiempo, se ha traspasado a un sistema de almacenamiento y gestión de datos de los clientes que a la vez ha servido para automatizar procedimientos. Andreu Abelló, Director del Departamento de Administración de Comunidades de FORCADELL, asegura que “hoy en día, esta digitalización nos permite buscar, ordenar, clasificar y disponer de los documentos de cada comunidad de propietarios de forma ágil, sencilla y sostenible, evitando el riesgo a perder esta información”.
Del mismo modo, los propietarios disponen de una plataforma dentro de la misma página web donde pueden acceder de manera personal a su archivo de documentación general, escrituras, seguros, documentos contables, recibos pendientes o incluso la posibilidad de poder hacer determinadas gestiones de forma telemática sin la necesidad de tener que contactar con el administrador.
Todos estos procesos han aportado una gran mejora a escala general, tanto a la compañía encargada de la administración como al mismo cliente. Aun así, los administradores perciben que tendría que haber más actividad de los clientes en la plataforma de gestión de documentación. Esta actividad va en consonancia con el interés de una parte de los propietarios hacia a las reuniones o a los asuntos comunitarios.
Otra de las principales ventajas ha sido la evolución de la comunicación entre el administrador y el propietario. El departamento de Administración de Comunidades de Propietarios de FORCADELL ha puesto a disposición de los clientes nuevos canales de comunicación online como Whatsapp, que han agilizado la resolución de una tipología de incidencias que no requiere presencialidad ni desplazamientos. Andreu Abelló, Director del Departamento, señala que “con esto, las visitas a nuestras oficinas no son tan habituales como lo eran antes. Por el contrario, ahora hay que controlar de manera continua los diferentes medios con los cuales los propietarios de la finca pueden contactar, de manera presencial o bien por teléfono móvil, fijo, correo electrónico y Whatsapp”. Así mismo, a través del módulo de comunicaciones del sistema de gestión de comunidades se lleva a cabo el envío de circulares y comunicaciones generales. “Al tratarse de un proceso automatizado, nos aseguramos que el mensaje llega al destinatario de forma inmediata y eficiente, evitando el uso de papel”, concluye Abelló.
Desde el estallido de la pandemia también se han implantado nuevos canales destinados a desarrollar las reuniones de las comunidades de propietarios de manera telemática. Así se publicó en el Decreto ley 10/2020 del 27 de marzo de 2020, donde el gobierno aprobaba la modificación durante el estado de alarma. Algunas de las plataformas utilizadas han estado Microsoft Teams o Zoom, que han permitido continuar con la operativa de la comunidad para hacer asambleas, tomar acuerdos urgentes sin necesidad de atrasar plazos en casos de obras o gestiones y trámites que había que llevar a cabo por la seguridad del inmueble y de sus ocupantes durante el confinamiento. Una vez acabado el plazo que modificaba el Código Civil de Cataluña, los datos de FORCADELL apuntan que hay algunas comunidades de propietarios que, atendiendo a los acuerdos Comunitarios y el que establecen los preceptos legales, quieren continuar celebrando las juntas y reuniones de vecinos de manera telemática y/o mixta, mientras que otras han vuelto a las juntas presenciales. Concretamente, de las comunidades administradas por FORCADELL, del 100% de presencialidad antes de la pandemia se ha pasado a un 75% presencial y un 25% telemático actualmente, el cual esperamos que aumente con el transcurso del tiempo.
Este nuevo método proporciona ventajas por todas las partes, puesto que, por ejemplo, permite compartir todo tipo de documentos en la pantalla y resolver ciertos asuntos de manera más clara y transparente. Igualmente, el ahorro del desplazamiento permite ganar tiempo y fomentar un desarrollo más sostenible para el medio ambiente.
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