09/09/22

Punts clau sobre la transformació digital a les comunitats

La digitalització de processos en l’administració de comunitats de propietaris ja és un fet real que s’ha dut a terme progressivament en els darrers anys. Des de l’inici de la pandèmia, tots els sectors es van veure amb la necessitat d’haver de digitalitzar les seves activitats quotidianes per poder continuar desenvolupant la seva activitat i no quedar-se obsolets.

En el cas de l’administració de finques, aquest procés ja havia començat anys enrere amb la digitalització de la documentació. Molta part d’aquesta informació que va augmentant amb el pas del temps, s’ha traspassat a un sistema d’emmagatzematge i gestió de dades dels clients que alhora ha servit per automatitzar procediments. Andreu Abelló, Director del Departament d’Administració de Comunitats de FORCADELL, assegura que “avui dia, aquesta digitalització ens permet cercar, ordenar, classificar i disposar dels documents de cada comunitat de propietaris de forma àgil, senzilla i sostenible, evitant el risc a perdre aquesta informació”.

De la mateixa manera, els propietaris disposen d’una plataforma dins de la mateixa pàgina web on poden accedir de manera personal al seu arxiu de documentació general, escriptures, assegurances, documents comptables, rebuts pendents o fins i tot la possibilitat de poder fer determinades gestions de forma telemàtica sense la necessitat d’haver de contactar amb l’administrador.

Tots aquests processos han aportat una gran millora a escala general, tant a la companyia encarregada de l’administració com al mateix client. Tot i així, els administradors perceben que hauria d’haver més activitat dels clients a la plataforma de gestió de documentació. Aquesta activitat va en consonància amb l’interès d’una part dels propietaris vers a les reunions o als assumptes comunitaris.

Quins són els nous canals de comunicació que s’han implementat?

Un altre dels principals avantatges ha estat l’evolució de la comunicació entre l’administrador i el propietari. El departament d’Administració de Comunitats de Propietaris de FORCADELL ha posat a disposició dels clients nous canals de comunicació online com Whatsapp, que han agilitzat la resolució d’una tipologia d’incidències que no requereix presencialitat ni desplaçaments. Andreu Abelló, Director del Departament, assenyala que “amb això, les visites a les nostres oficines no són tan habituals com ho eren abans. Per contra, ara cal controlar de manera contínua els diferents mitjans amb els quals els propietaris de la finca poden contactar, de manera presencial o bé per telèfon mòbil, fix, correu electrònic i Whatsapp”. Així mateix, a través del mòdul de comunicacions del sistema de gestió de comunitats es dur a terme l’enviament de circulars i comunicacions generals. “Al tractar-se d’un procés automatitzat, ens assegurem que el missatge arriba al destinatari de forma immediata i eficient, evitant l’ús de paper”, conclou Abelló.

Com han canviat les reunions de veïns?

Des de l’esclat de la pandèmia també s’han implantat nous canals destinats a desenvolupar de manera telemàtica les reunions de les comunitats de propietaris. Així es va publicar al Decret-llei 10/2020 del 27 de març de 2020, on el govern aprovava la modificació durant l’estat d’alarma.  Algunes de les plataformes utilitzades han estat Microsoft Teams o Zoom, que han permès continuar amb l’operativa de la comunitat per fer assemblees, prendre acords urgents sense necessitat d’endarrerir terminis en casos d’obres o gestions i tràmits que calia dur a terme per la seguretat de l’immoble i dels seus ocupants durant el confinament. Una vegada acabat el termini que modificava el Codi Civil de Catalunya, les dades de FORCADELL apunten que hi ha algunes comunitats de propietaris que, atenent als acords Comunitaris i el que estableixen els preceptes legals, volen continuar celebrant les juntes i reunions de veïns de manera telemàtica i/o mixta, mentre que altres han tornat a les juntes presencials. Concretament, de les comunitats administrades per FORCADELL, del 100% de presencialitat abans de la pandèmia s’ha passat a un 75% presencial i un 25% telemàtic actualment, el qual esperem que augmenti amb el transcurs del temps.

Aquest nou mètode proporciona avantatges per totes les parts, ja que per exemple, permet compartir tota mena de documents a la pantalla i la resolució de certs assumptes de manera més clara i transparent. Igualment, l’estalvi del desplaçament permet guanyar temps i fomentar un desenvolupament més sostenible pel medi ambient.

Contacte Dept. Comunicació

 
Cristina San José

Cristina San José

c.sanjose@forcadell.cat
FORCADELL utilitza cookies tècniques, de personalització, anàlisi i publicitàries, pròpies i de tercers, que tracten dades de connexió i/o del dispositiu, així com hàbits de navegació per a facilitar-li la navegació, analitzar estadístiques de l'ús de la web i personalitzar publicitat.

Saber més
;